Рассылки в WhatsApp ᴺᴱᵂ

Рассылки в WhatsApp — это инструмент массовой отправки сообщений (текст, фото, видео, кнопки) через мессенджер по клиентской базе. Используйте их для повышения продаж, информирования о скидках, персонализированных предложений, автоматических уведомлений и улучшения взаимодействия с клиентами.

Функционал рассылок в WhatsApp недоступен по умолчанию. Для получения доступа свяжитесь с нами.

Преимущества рассылок WhatsApp

Современный маркетинговый инструмент для рекламных акций и продвижения продукта.
Высокий охват и открываемость.
Возможность коммерческого использования.
Возможность начинать диалог первым с помощью заранее одобренных шаблонов.
Двустороннее общение с клиентом.

Раздел Рассылки доступен пользователям с ролями Владелец, Администратор и Менеджер. Создание, редактирование, запуск, приостановка, возобновление, завершение и удаление рассылки, а также загрузка контактов доступны в рамках этого раздела. Создание канала WhatsApp и шаблона доступно только пользователям с ролями Владелец и Администратор.

Создание рассылки

Для создания рассылки необходимо создать канал WhatsApp и иметь хотя бы один зарегистрированный HSM-шаблон.

Настройки рассылки

Войдите в свою учетную запись Voximplant Kit.
Перейдите в раздел Управление > Автоматизация > Рассылки.
Нажмите Создать рассылку.

На странице Основные настройки введите название рассылки. Максимальное количество символов — 140. Возможно использование любых символов.

График рассылки

Далее задайте график работы рассылки. Рассылка выполняется по часовому поясу каждого абонента из списка контактов.

Включите настройку Дата старта, чтобы задать дату и время, когда должна отправиться рассылка. Без указания даты сообщения начнут отправляться сразу после запуска рассылки.
Включите настройку Дата завершения, чтобы задать дату и время завершения рассылки. Без указания даты рассылка завершится после отправки сообщений всем клиентам.
Включите настройку Часы работы, чтобы выбрать временной интервал, в который должна работать рассылка. Рассылка выполняется только в выбранном диапазоне времени. Без указания времени сообщения начнут отправляться сразу после запуска рассылки или в установленное время старта отправки.

Настройки Дата старта, Дата завершения и Часы работы проверяются в реальном времени. Если значение указано неверно, система показывает ошибку.

Настройки шаблона

Выберите канал WhatsApp, который будет использоваться для отправки сообщений. Можно выбрать только один канал. Если на вашем аккаунте еще нет канала WhatsApp, вы можете создать его, нажав Добавить канал.

Если на аккаунте доступен только один канал WhatsApp, система подставляет его автоматически. Если на аккаунте нет каналов WhatsApp, пользователь с ролью Владелец или Администратор может перейти к созданию канала в новой вкладке. Пользователю с ролью Менеджер необходимо обратиться к владельцу или администратору аккаунта.

Канал WhatsApp нельзя удалить, если он используется хотя бы в одной рассылке. На странице редактирования канала кнопка Удалить канал недоступна, в Меню действий в списке каналов недоступно действие Удалить. При наведении отображается подсказка Удаление невозможно. Канал используется в рассылках. Подробнее см. в статье WhatsApp.

Если у выбранного WhatsApp-канала есть суточный лимит на отправку сообщений, учитывайте его при планировании рассылки. После достижения лимита рассылка перейдет в статус «Приостановлена», и отправка сообщений остановится до следующего дня.

Выберите шаблон, который будет использоваться в рассылке. Для выбора доступны только зарегистрированные HSM-шаблоны, привязанные к выбранному каналу.

Если в канале доступен только один шаблон, система подставляет его автоматически. Если шаблонов несколько, поле остается пустым, пока вы не выберете нужный шаблон. Если шаблонов нет, пользователь с ролью Владелец или Администратор может перейти к созданию шаблона. Пользователю с ролью Менеджер необходимо обратиться к администратору.

Если выбран шаблон категории Маркетинговые сообщения, в блоке Тип рассылки выберите способ отправки:

Стандартная рассылка — сообщения отправляются всем получателям из контакт-листа без дополнительной фильтрации.
Оптимизированная рассылка — система исключает получателей, которые обычно не открывают маркетинговые сообщения или не взаимодействуют с ними. Рассылка отправляется получателям, которые с большей вероятностью отреагируют.

По умолчанию выбрана Стандартная рассылка. Для шаблонов других категорий блок Тип рассылки не отображается.

Для отправки оптимизированной рассылки для выбранного канала должен быть подключен Marketing Messages API (MM API). Voximplant Kit не проверяет подключение при создании рассылки, поэтому в интерфейсе доступны оба типа. Если MM API не подключен, ошибка отправки отображается в разделе История.

Тип рассылки можно изменить только в статусе Черновик. В остальных статусах настройка недоступна для редактирования.

После выбора шаблона справа отображается окно предпросмотра. В нем можно посмотреть, как сообщение будет выглядеть у получателя.

Если при регистрации шаблона был выбран заголовок с вложением, измените его, выбрав Загрузить или Вставить ссылку.

Тестовая отправка

В поле Тестовая отправка шаблона введите номер телефона WhatsApp, чтобы проверить, как шаблон отображается в сообщении рассылки, и нажмите Отправить тест.

Кнопка Отправить тест неактивна, пока номер телефона не введен или введен неверно.

Номер телефона отображается в формате региона, который был выбран при регистрации канала.

Если в заголовке или основном сообщении шаблона использовались переменные, в открывшемся окне введите примеры их значений для тестовой отправки.

Если при регистрации шаблона вы использовали кнопку-ссылку с динамической частью, введите значение для этой части ссылки.

После ввода всех необходимых данных нажмите Отправить.

Тестовую отправку можно выполнять и при редактировании рассылки. Ограничений на количество тестовых отправок нет.

После успешного тестирования переходите к следующему шагу.

Загрузка контактов

После создания рассылки загрузите контакт-листы, по которым будут отправляться шаблонные сообщения.

Загрузка файла с контактами

В окне создания рассылки нажмите Создать и выберите Создать как черновик и добавить контакты. Если вы хотите добавить контакты позднее, выберите Создать как черновик.

Также можно перейти к загрузке контактов из общего списка рассылок. Это доступно для рассылок во всех статусах, кроме Завершена.

В окне выбора файла контактов загрузите или перетащите файл с контакт-листом. Поддерживаемый тип файла: XLS, XLSX, CSV. Разделитель для CSV-файла: точка с запятой (;). Максимальный размер файла: 25 МБ. Максимальное количество строк: 250 000.

Файл контактов должен содержать следующие столбцы:

Номера телефонов, по которым отправится рассылка (обязательное поле).
Часовой пояс контактов (можно настроить на этапе сопоставления переменных, необязательное поле).
Переменные шаблона (необязательные поля, но обязательны, если переменные используются в выбранном шаблоне).
Почта оператора — адрес электронной почты сотрудника КЦ для маршрутизации ответа клиента (необязательное поле).

Вы можете скачать и использовать готовый шаблон файла контактов. Готовый шаблон уже содержит все столбцы, предусмотренные параметрами рассылки. При загрузке собственного файла обязательные столбцы необходимо добавлять вручную. Для корректного отображения содержимого шаблона откройте файл в кодировке UTF-8.

Контакты можно загружать не только через интерфейс, но и с помощью публичных методов WhatsApp-рассылок из внешних CRM-систем.

Сопоставление столбцов

После загрузки файла система открывает страницу сопоставления столбцов.

Сопоставьте столбец с номером телефона. Это обязательное поле.
Если в выбранном шаблоне используются переменные, сопоставьте столбец для каждой переменной. Если шаблон содержит переменные, но они не сопоставлены, завершить загрузку нельзя.
Если в выбранном шаблоне используется кнопка-ссылка с динамической частью, сопоставьте столбец со значением для этой части ссылки.
Если в выбранном шаблоне используется заголовок с медиа, по умолчанию система использует файл, который был загружен при регистрации шаблона. При необходимости загрузите другое вложение.
Настройте определение часового пояса. Для этого можно:

Использовать часовой пояс из файла
Включить Автоопределение часового пояса
Использовать Часовой пояс по умолчанию

Если вы включили Автоопределение часового пояса, выберите один из вариантов:

Для всех контактов
Только для контактов без часового пояса

Если система не смогла определить часовой пояс автоматически, по умолчанию контакт исключается из рассылки.
Если вы используете Часовой пояс по умолчанию, выберите его в меню. Это обязательное поле.
Нажмите Загрузить.

Система проверяет номера телефонов по стандарту E.164. Если номер не соответствует формату, контакт не участвует в рассылке, а система показывает уведомление с количеством найденных ошибок.

Контакт-листы и запуск рассылки

После успешной загрузки файла и сопоставления столбцов система открывает страницу контакт-листов рассылки. Загруженный контакт-лист отображается в статусе Черновик.

Проверка на дубликаты и сортировка

Для контакт-листа рекомендуется выполнить проверку на дубликаты и сортировку. Для этого откройте меню действий контакт-листа и выберите Проверить на дубликаты и отсортировать.

Для проверки на наличие дубликатов нажмите Проверить и задайте область проверки:

Все запущенные и завершенные рассылки
Все запущенные рассылки
Все завершенные рассылки
Выбранные рассылки

Максимальный период проверки — 6 месяцев от текущей даты.

После проверки система показывает количество найденных дубликатов и предлагает скачать файл в формате XLSX или CSV, чтобы принять решение: удалить дубли или оставить их в контакт-листе.

Если оставить в контакт-листе несколько контактов с одним номером, то после первой успешной отправки система создает для этого номера активное обращение, которое отображается в разделе История > Обращения. Пока обращение активно, сообщения для остальных контактов с этим номером не отправляются, а в отчете для них указывается статус Неуспешно. Обращение закрывается через 24 часа. Чтобы избежать ошибок при отправке, удалите дубликаты перед запуском рассылки.

Если контакты были добавлены по API, в таблице формируется отдельная строка за каждый календарный день загрузки с названием Загрузка по API [дата загрузки].

Для настройки сортировки укажите столбец, по которому нужно выполнить сортировку, и порядок сортировки. После сортировки контакты будут отображаться и обрабатываться в заданном порядке.

После проверки на дубликаты и сортировки контакт-листа можно запустить рассылку.

Запуск рассылки

Чтобы запустить рассылку, откройте меню Действия и выберите Перейти к запуску рассылки.

Выберите один из вариантов рассылки: Запустить по расписанию или Запустить сейчас.

Запустить по расписанию — если при создании был задан отложенный запуск.
Запустить сейчас — рассылка начнется немедленно.

Список рассылок

На странице Рассылки отображается общий список всех созданных рассылок.

В таблице доступны следующие столбцы:

Название
Создана
Дата старта
Дата завершения
Статус
Действия

На странице доступны:

Фильтр по статусам
Фильтр по каналам
Фильтр по периоду
Сортировка по всем столбцам, кроме Статус

По умолчанию на странице отображаются 50 рассылок. Чтобы загрузить следующие 50, нажмите Показать еще.

Информация о рассылке

Чтобы открыть подробную информацию о рассылке, нажмите строку в таблице.

В боковой панели отображаются:

Название рассылки
Статус
Дата создания
ID
Дата старта
Дата завершения
Часы работы
Канал
Шаблон
Количество уникальных получателей
Предварительный просмотр шаблона

Статусы рассылки

Рассылка может иметь следующие статусы:

Черновик — рассылка создана, но еще не запущена и не запланирована.
Запланирована — рассылка запланирована и будет запущена в указанное время.
Выполняется — рассылка запущена.
Приостановлена — рассылка приостановлена вручную или автоматически.
Завершена — рассылка завершена вручную или по достижении даты завершения.

Рассылка автоматически переходит в статус Приостановлена в следующих случаях:

Достигнут лимит канала на количество отправленных сообщений в день.
Используемый шаблон отключен провайдером или оператором из-за плохих отзывов клиентов и переведен в статус Пауза или Остановлен.

Действия над рассылкой

В строке рассылки справа от столбца Статус доступно контекстное меню.

В зависимости от статуса рассылки доступны следующие действия:

Перейти к запуску рассылки — открывает окно запуска рассылки. В нем можно запустить рассылку сразу или по расписанию, если при создании была задана дата старта.
Вернуть в черновики — переводит рассылку в статус Черновик.
Приостановить — временно останавливает рассылку. После этого рассылка переходит в статус Приостановлена.
Возобновить — продолжает приостановленную рассылку. После возобновления статус рассылки зависит от дат старта и завершения.
Редактировать — открывает настройки рассылки. Набор доступных для редактирования настроек зависит от статуса рассылки.
Дублировать — создает новую рассылку в статусе Черновик с именем Название рассылки_(копия). Система копирует настройки исходной рассылки, но не переносит контакты, Дату старта и Дату завершения.
Переместить в папку — позволяет переместить рассылку в папку.
Управлять контактами — открывает страницу контакт-листов рассылки.
Добавить контакты — открывает окно загрузки новых контакт-листов.
Показатели рассылки — открывает показатели рассылки по выбранной рассылке с общей статистикой и отчетом по контактам.
История обращений — открывает раздел История > Обращения с фильтром по выбранной рассылке.
Завершить — завершает рассылку. Перед завершением необходимо подтвердить действие.
Удалить — удаляет рассылку. Перед удалением необходимо подтвердить действие.

При возобновлении рассылки система действует так:

Проверяет дату завершения.
Если дата завершения уже наступила, переводит рассылку в статус Завершена.
Если дата завершения еще не наступила, проверяет дату старта.
Если дата старта еще не наступила, переводит рассылку в статус Запланирована.
Если дата старта уже наступила, переводит рассылку в статус Выполняется.

Если рассылка приостановлена из-за отключенного шаблона, восстановление недоступно. В этом случае обратитесь в техническую поддержку.